GPS-kontrol med biler
Det bliver mere og mere almindeligt især inden for håndværksfagene at installere GPS-trackere i arbejdsbiler. Det giver arbejdsgiverne mulighed for at få helt nøjagtige data om bilernes og dermed medarbejdernes færden igennem arbejdsdagen. Det er i mange henseender et godt redskab, der kan hjælpe en virksomhed med at bruge ressourcerne bedst muligt. Der er dog den hage ved GPS-trackerne at de også kan ses som overvågning af medarbejderne. Her kommer vi ind på, hvad du som arbejdsgiver skal gøre for at overholde loven, når du gerne vil benytte GPS-trackere i dine arbejdsbiler.
Persondataloven skal overholdes
DA og LO har lavet en aftale om kontrolforanstaltninger i forbindelse med GPS-overvågning og arbejdsgiveres kontrol af deres medarbejdere generelt. Der er tidsfrister, som skal overholdes, og der skal være en fyldestgørende begrundelse fra virksomhedens side for at ønske at indføre GPS-kontrol af deres medarbejdere – for eksempel i firmabiler. De informationer, der indhentes i en firmabil, skal betragtes som personfølsomme data, da de kan relateres til en person, som kan identificeres. Som arbejdsgiver skal du derfor overholde persondataloven. Her lister vi de vigtigste punkter fra loven op:
- Dokumentationen der indsamles og gemmes, må udelukkende benyttes til formål, der er tydeligt beskrevne og intet andet.
- Ønsker en virksomhed at overvåge deres medarbejdere, skal de oplyse hvem, der har adgang til oplysningerne og, hvad oplysningerne skal anvendes til.
- Det skal være umuligt for andre at få adgang til oplysningerne og dermed umuligt for andre at benytte dem.
- Hvis en medarbejder vil se de oplysninger, der er indsamlet om ham eller hende er virksomheden forpligtet til at udlevere dem, inden for en tidsramme på fire uger.
Få medarbejderne med ombord
LO og DA anbefaler, at en virksomhed, der ønsker at benytte GPS-kontrol aftaler med deres medarbejdere, hvordan kontrollen må udøves og hvor meget kontrol, der må udøves. Uanset om virksomhed og medarbejdere laver en aftale eller ikke skal de nedenstående betingelser dog opfyldes:
- Overvågningen skal altid begrundes i årsager, der har med virksomhedens drift at gøre
- Overvågningens formål skal være fornuftigt
- Overvågningen må aldrig kunne krænke en lønmodtager
- Overvågningen må ikke kunne forvolde en lønmodtager tab
- Overvågningen må aldrig forvolde en lønmodtager ulemper i nævneværdig grad
- Overvågningens formål og det benyttede kontrolmiddel skal have proportionalitet
Varsling af overvågning
Er de ovennævnte betingelser opfyldt kan en virksomhed etablere en overvågning med et varsel på seks uger. Hvis der er en meget vigtig driftsmæssig begrundelse eller, hvis overvågningens formål forspildes ved at vente, må en overvågning sættes i gang med et kortere varsel og uden at varsle medarbejderne. Er det tilfældet skal medarbejderne naturligvis orienteres snarest muligt. Hvis en virksomhed ikke overholder varslingen behandles overtrædelsen på fagretlig vis via kontakt til medarbejdernes tillidsrepræsentant.
Forklaring og involvering er et plus
En ting er loven noget andet er, hvad der er godt at gøre rent menneskeligt, når I som virksomhed beslutter, at I gerne vil optimere virksomheden via brugen af GPS-trackere. Som virksomhed er I formodentlig ikke interesseret i, at jeres medarbejdere skal føle, at indførelsen af GPS-tracking er en personlig overvågning af dem. Som før nævnt anbefaler LO og DA, at man involverer medarbejderne i processen omkring etableringen af GPS-tracking systemet. Så for det første, tag et eller flere møder, hvor i begrunder jeres beslutning. Her skal I forklare medarbejderne:
- Hvorfor det er en god ide at indføre GPS-tracking i arbejdsbilerne
- Hvad det er for saglig grunde I som virksomhed har til det
- Hvilke goder og ulemper GPS-trackerne har for medarbejderne?
Dernæst skal I tage medarbejderne med på råd, når I skal beslutte:
- I hvilket omfang dataene må anvendes
- Hvor længe dataene må gemmes
- Hvem, der må have adgang til dataene